Exact Online koppelen aan je andere systemen
Exact Online heeft een uitgebreide API, en dat maakt het een van de makkelijkste pakketten om aan de rest van je software te knopen. Orders uit je webshop, inkoopfacturen uit je mailbox, relaties uit je CRM en uren uit je urenregistratie kunnen automatisch de juiste kant op, zonder dat iemand gegevens overtypt. Op deze pagina staat wat er mogelijk is, wat het kost en waar je bij de inrichting op moet letten.
Zes koppelingen die het meest gevraagd worden
Webshop naar Exact
Orders, verkoopfacturen, klanten en voorraadstanden lopen automatisch door, zodat je webshop en boekhouding dezelfde werkelijkheid tonen.
Meest gevraagdFactuurherkenning naar Exact
Inkoopfacturen worden uitgelezen en als boekingsvoorstel klaargezet op de juiste grootboekrekening en kostenplaats.
3 tot 5 uur/weekCRM naar Exact
Relaties, offertes en getekende opdrachten stromen door, zodat verkoop en administratie niet apart dezelfde klant aanmaken.
Eén klantbestandUren naar facturatie
Geregistreerde projecturen komen in Exact terecht en worden meegenomen in de facturatie en de nacalculatie.
Minder correctiesBetalingen en mutaties
Bankmutaties worden opgehaald en gematcht met openstaande posten; alleen afwijkingen komen op je bureau.
Dagelijks bijRapportage naar dashboard
Omzet, marge en openstaande posten uit Exact naar één overzicht dat het managementteam echt bekijkt.
Realtime zichtDit zijn praktijkindicaties, geen garanties. Wat je bespaart hangt af van je volume en hoe je nu werkt.
Hoe een koppeling met de API werkt
Een koppeling praat via de REST API met Exact Online. Je autoriseert eenmalig een verbinding met je administratie, waarna de koppeling gegevens kan lezen en wegschrijven: relaties, artikelen, verkoop- en inkoopfacturen, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, voorraad en bankmutaties. Omdat dat via de achterkant gaat, heeft de koppeling geen last van schermwijzigingen en gaat het vele malen sneller dan een medewerker die hetzelfde overtypt.
Er zijn twee routes. De eerste is een bestaande app uit de Exact App Store: snel live, vaste functionaliteit, meestal 20 tot 100 euro per maand. De tweede is een eigen koppeling via een no-code platform of maatwerk, waarmee je je eigen regels kunt afdwingen. Die tweede route kies je zodra je goedkeuringsstromen, afwijkende kostenplaatsen of meerdere administraties hebt.
Als een klantgegeven in twee systemen kan wijzigen, moet vaststaan welk systeem wint. Zonder die afspraak krijg je gegevens die heen en weer blijven overschrijven.
Vier dingen om vooraf te regelen
Richting en eigenaarschap
Welke gegevens gaan welke kant op en welk systeem is leidend bij een conflict? Leg dat per gegevenssoort vast.
API-limieten
Exact hanteert limieten per dag en per minuut. Grote synchronisaties horen in batches te lopen, met nette afhandeling van wachttijden.
Foutafhandeling
Wat gebeurt er als een relatie niet bestaat of een grootboekrekening ontbreekt? Die gevallen horen in een uitzonderingenlijst, niet in het niets.
Autorisaties
Koppel met een eigen serviceaccount in plaats van het account van een medewerker, zodat de koppeling blijft werken als iemand uit dienst gaat.
Wat kost een Exact-koppeling?
20 tot 100 euro per maand
Een bestaande koppeling installeren en instellen. Snel live, maar je volgt de logica van de app.
1.500 tot 6.000 euro eenmalig
Een eigen workflow die Exact aan je andere systemen knoopt volgens jouw regels, plus licenties per maand.
5.000 tot 20.000 euro eenmalig
Bij meerdere administraties, complexe matching of eisen aan audit en controle.
Voor het MKB ligt de terugverdientijd doorgaans tussen 3 en 12 maanden. De rest van je administratie staat uitgewerkt op de pagina over administratie automatiseren, en de inkoopfacturen specifiek in de gids over automatische factuurverwerking.
Veelgestelde vragen
Kan ik Exact Online koppelen aan andere software?
Wat zijn de meest gemaakte koppelingen met Exact Online?
Wat kost een koppeling met Exact Online?
Heb ik hier een developer voor nodig?
Hoe zit het met de API-limieten van Exact Online?
Blijft de koppeling werken bij een update van Exact?
Kan ik ook AFAS, Moneybird of Twinfield koppelen?
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
Wil je weten welke koppeling met Exact bij jou het meeste oplevert? In een gratis gesprek van 20 minuten kijken we naar je systemen en schetsen we de route.
Liever mailen? hello@triplebird.nl