Automatisering in de bouw en installatie
In bouw- en installatiebedrijven zit de winst zelden op kantoor alleen. Hij zit in de keten tussen bouwplaats en administratie: uren die op een briefje blijven staan, materiaal dat niet op het project geboekt wordt, meerwerk dat pas bij de eindafrekening ter sprake komt. Automatisering maakt die keten sluitend, met invoer die op de telefoon in twintig seconden gedaan is. Op deze pagina staan zes processen, de volgorde waarin je begint en wat het kost.
Zes processen in de bouw
Werkbonnen digitaal
De monteur vult op locatie een korte bon in met werkzaamheden, uren en materiaal, inclusief foto's en handtekening van de klant.
Geen briefjes meerUrenregistratie
Uren gaan vanaf de telefoon direct naar de projectadministratie, gekoppeld aan het juiste project en de juiste post.
Dagelijks bijMateriaal en bestellingen
Verbruikt materiaal wordt op het project geboekt en zakt de voorraad onder een grens, dan staat er een inkoopvoorstel klaar.
Minder misgrijpenMeer- en minderwerk
Afwijkingen worden op locatie vastgelegd en direct ter akkoord naar de klant gestuurd, in plaats van achteraf ter discussie.
Meer omzet geborgdFacturatie per termijn
Facturen worden opgesteld zodra een termijn of projectfase is bereikt, met de werkelijke uren en materialen erbij.
Sneller facturerenNacalculatie
Per project zie je doorlopend begroot tegenover werkelijk, zodat je bijstuurt tijdens het werk in plaats van erna.
Beter marge-inzichtDit zijn praktijkindicaties, geen garanties. Wat jij bespaart hangt af van je aantal projecten, monteurs en hoe je nu werkt.
Van bouwplaats naar factuur
De kern is dat gegevens één keer worden vastgelegd, op de plek waar ze ontstaan, en daarna vanzelf doorlopen. De monteur legt op locatie vast wat hij heeft gedaan, hoeveel uur dat kostte en welk materiaal erin ging. Diezelfde invoer voedt de projectadministratie, de facturatie en de nacalculatie. Wat vandaag wordt ingevuld, staat morgen op de factuur en niet pas over zes weken bij de eindafrekening.
Meerwerk is daarbij het onderdeel met de grootste directe opbrengst. Werk dat op locatie wordt vastgelegd en meteen ter akkoord naar de klant gaat, kun je factureren. Werk dat pas achteraf in een discussie boven tafel komt, meestal niet. Dat is geen automatiseringswinst in bespaarde minuten maar in omzet die anders weglekt.
Invoer moet in twintig seconden kunnen, ook zonder bereik en met werkhandschoenen. Elk extra verplicht veld verlaagt de kans dat het ingevuld wordt.
In welke volgorde je begint
Uren en werkbonnen
De meeste dagelijkse herhaling en de directste link met je omzet. Begin hier, ook als de rest nog op papier gaat.
Inkoopfacturen
Het proces met het meeste kantoorvolume. Levert bij 100 tot 200 facturen per maand al 3 tot 5 uur per week op.
Meer- en minderwerk
Kost weinig techniek en levert direct geld op, omdat vastgelegd meerwerk ook gefactureerd wordt.
Nacalculatie en rapportage
Als de invoer klopt, is dit bijna gratis: begroot tegenover werkelijk per project, doorlopend bijgewerkt.
De uitwerking van stap twee staat in de gids over automatische factuurverwerking. Hoe je de koppelingen ertussen bouwt, lees je bij workflow-automatisering.
Wat kost het in de bouw?
Enkele euro's per gebruiker per maand
Apps voor werkbonnen, uren en materiaal. Snel in gebruik te nemen, met beperkte aanpasbaarheid.
1.500 tot 6.000 euro eenmalig
Werkbonnen-app, projectadministratie en boekhouding aan elkaar knopen volgens jouw eigen regels.
5.000 tot 20.000 euro eenmalig
Bij eigen calculatiesoftware, meerdere vestigingen of complexe termijn- en meerwerkregels.
Reken door met bespaarde minuten per monteur per dag maal het aantal monteurs, plus het meerwerk dat je nu misloopt. Voor het MKB ligt de terugverdientijd doorgaans tussen 3 en 12 maanden.
Veelgestelde vragen
Wat kun je in een bouw- of installatiebedrijf automatiseren?
Werkt dit ook als monteurs niet met computers werken?
Wat levert het op in de bouw?
Moet ik mijn projectsoftware vervangen?
Hoe zorg ik dat monteurs het echt gebruiken?
Wat kost het?
Waar begin je?
Benieuwd wat dit bij jou oplevert?
Benieuwd wat er bij jou tussen bouwplaats en administratie weglekt? In een gratis gesprek van 20 minuten lopen we je keten door en rekenen we het samen uit.
Liever mailen? hello@triplebird.nl